La bomba falla, el elevador necesita refacción o la fachada ya no aguanta otra temporada de lluvias. Cuando el gasto supera lo presupuestado —o el fondo de reserva no alcanza— aparece la derrama extraordinaria: una cuota adicional que casi siempre genera más debate que la reparación misma.
Esta guía explica qué es una derrama en un condominio o fraccionamiento, cuándo procede, cómo aprobarla con claridad en asamblea y cómo cobrarla sin convertir el tema en un conflicto permanente. Al final verás cómo operarla con orden en Clubhaus.
Qué es una derrama extraordinaria
Una derrama (también llamada cuota extraordinaria) es un cargo adicional a la cuota de mantenimiento ordinaria, destinado a un gasto puntual o a un proyecto concreto: reparación mayor, obra, reposición de equipo, o reponer un fondo de reserva que se agotó.
No sustituye al mantenimiento mensual. Es un complemento con propósito, monto y vigencia definidos. Si se vuelve “habitual”, el problema de fondo suele ser un presupuesto mal calibrado o un fondo de reserva insuficiente.
Derrama vs. cuota ordinaria vs. fondo de reserva
- Cuota ordinaria: cubre operación del día a día (limpieza, vigilancia, servicios, mantenimiento preventivo).
- Fondo de reserva: ahorro acumulado para imprevistos y mantenimiento mayor.
- Derrama: aporte extraordinario cuando el gasto puntual no cabe en lo anterior o hay que reponer lo usado.
La mejor derrama es la que casi no necesitas: un presupuesto realista y un fondo de reserva sano reducen las sorpresas. Cuando sí hace falta, la transparencia en el cálculo es lo que baja la resistencia.
Cuándo sí procede una derrama
- Reparación o reposición urgente de un bien común (bomba, cisterna, elevador, portón, transformador).
- Obra o mejora aprobada que no estaba en el presupuesto anual.
- Reponer el fondo de reserva después de un gasto extraordinario.
- Cumplir una obligación legal o de seguridad que no puede esperar al siguiente ejercicio.
No procede “porque el Excel no cuadró este mes” ni para cubrir morosidad de terceros: eso se atiende con cobranza y, si aplica, con ajustes de presupuesto —no con una derrama improvisada.
Cómo aprobarla en asamblea (sin ambigüedades)
Aunque la ley local y el reglamento marcan el procedimiento exacto, en la práctica una derrama sólida suele incluir:
- Convocatoria clara: el tema aparece en el orden del día, con monto estimado y concepto.
- Soporte documental: cotizaciones, diagnóstico o dictamen; no solo “hay que pagar X”.
- Criterio de prorrateo: por alícuota, a partes iguales u otro acuerdo documentado.
- Plazo y forma de pago: una sola exhibición o parcialidades; fecha límite; medios de pago.
- Acta: el acuerdo queda asentado con quórum válido. Sin acta, la cobranza se vuelve discutible.
Ejemplo de cálculo simple
Supongamos una reparación de cisterna por $180,000 MXN y un condominio de 60 viviendas que reparte por partes iguales:
Derrama por vivienda = $180,000 ÷ 60 = $3,000
Si el reparto es por alícuota y una unidad tiene 2.5% de indiviso:
$180,000 × 2.5% = $4,500
Publica la tabla completa (o el método) junto con el acuerdo. Quien entiende el número, suele pagar más rápido.
Cómo cobrarla sin fricciones
- Separa el cargo: que se vea como línea distinta a la cuota ordinaria (concepto, monto y vencimiento propios).
- Avisa con anticipación: no el mismo día del vencimiento; da tiempo y canales claros.
- Ofrece parcialidades cuando el monto es alto y la asamblea lo autorizó.
- Reporta avances: “ya se contrató / ya llegó el equipo / ya quedó instalado” reduce la sensación de que el dinero “desapareció”.
- Documenta excepciones: si alguien paga en especie o hay un convenio, que quede por escrito.
En software de administración de condominios como Clubhaus, puedes generar el cargo extraordinario, enviar avisos y dar seguimiento al saldo sin mezclarlo con el mantenimiento del mes. Más detalle en cobranza de cuotas.
Errores comunes
- Anunciar la derrama en WhatsApp sin acuerdo formal ni acta.
- No fijar fecha de vencimiento ni criterio de prorrateo.
- Mezclar la derrama con la cuota ordinaria “para que no se note”.
- No mostrar cotizaciones ni el destino del gasto.
- Usar derramas recurrentes en lugar de ajustar el presupuesto anual.
Preguntas frecuentes
¿La derrama es obligatoria si se aprobó en asamblea?
Si el acuerdo cumplió el procedimiento del reglamento y la normativa aplicable, suele ser exigible como cualquier otra cuota. Lo crítico es el respaldo documental (convocatoria, quórum, acta).
¿Se puede financiar con el fondo de reserva y luego reponerlo?
Sí, es una práctica habitual: usar el fondo para la urgencia y aprobar una derrama (o un plan) para reponerlo. Así no dejas al condominio sin colchón.
¿Qué pasa si hay morosos de la derrama?
Se tratan con el mismo rigor que la morosidad ordinaria: recordatorios, convenios y, si aplica, las vías que marque el reglamento. No “repartas” la falta de pago de unos entre los que sí cumplieron, salvo acuerdo explícito.
Siguiente paso
Si ya tienes el acuerdo, el siguiente paso es operarlo con claridad: cargos separados, avisos y saldos al día. Puedes crear tu cuenta en Clubhaus o revisar precios según el tamaño de tu condominio.