Aviso de privacidad

1. Identidad y domicilio del responsable

Clubhaus ("Clubhaus", "nosotros" o el "Responsable", según el caso) es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba directamente a través del sitio web clubhaus.mx, el portal de administración, la aplicación móvil y canales de soporte relacionados con la plataforma, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), su Reglamento y lineamientos aplicables en México.

Para ejercer derechos o plantear dudas relacionadas con privacidad: herzon@hellio.com.mx. Sitio: https://www.clubhaus.mx.

2. Alcance y roles en el tratamiento

Este Aviso aplica a administradores, prospectos, usuarios del portal, residentes, personal de seguridad y visitantes digitales que interactúan con Clubhaus.

Cuando un administrador o condominio ("Cliente") carga, importa o gestiona datos de residentes, visitantes, empleados o terceros dentro de su organización, el Cliente es el responsable del tratamiento frente a esos titulares. En ese supuesto, Clubhaus actúa como encargado del tratamiento: procesa dichos datos solo conforme a las instrucciones del Cliente y para prestar el Servicio. El Cliente debe contar con avisos, bases legales y autorizaciones propios frente a su comunidad.

Clubhaus es responsable del tratamiento respecto de los datos que recaba directamente para operar cuentas, facturación de la plataforma, seguridad, soporte y mejora del Servicio.

3. Datos personales que tratamos

Según el tipo de usuario y funcionalidades usadas, podemos tratar:

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, domicilio o datos de la unidad/casa, identificadores internos de usuario.
• Cuenta y autenticación: credenciales (de forma hasheada o gestionada por proveedor de autenticación), tokens de sesión, códigos de invitación y registros de acceso.
• Organización y operación: nombre del condominio, dirección, ciudad, estado, código postal, configuración de roles, domicilios, residentes vinculados, visitas, amenidades, comunicados y registros operativos.
• Pagos y facturación: conceptos de cargo, montos, estatus de pago, comprobantes o evidencias que el Usuario cargue, identificadores de transacción, datos de facturación de la suscripción a Clubhaus y comisiones de plataforma. Los datos completos de tarjetas son tratados por el procesador de pagos (p. ej. Stripe); Clubhaus no almacena el número completo de tarjeta (PAN) ni el CVV.
• Dispositivos y técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo/navegador, sistema operativo, identificadores de app, registros de actividad, diagnósticos y datos de cookies o almacenamiento local.
• Soporte: contenido de solicitudes, correos y comunicaciones con el equipo de atención.

No solicitamos de forma deliberada datos personales sensibles (por ejemplo, datos de salud, ideología u origen racial). Si un Usuario los incluye voluntariamente en campos libres, documentos o evidencias, se tratarán solo para la finalidad operativa correspondiente y bajo las medidas de seguridad aplicables. Le recomendamos no cargar datos sensibles innecesarios.

4. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para la relación jurídica/servicio; no requieren consentimiento adicional cuando existe la relación contractual o base legal equivalente):

• Crear, autenticar y administrar cuentas y organizaciones.
• Prestar las funcionalidades del portal y de la app (incluyendo visitas, comunicados, reservaciones, gastos y cobros).
• Procesar suscripciones, comisiones y operaciones de pago a través de proveedores autorizados.
• Garantizar seguridad, prevención de fraude, aislamiento entre organizaciones y continuidad del Servicio.
• Atender soporte, incidencias y requerimientos legales.
• Enviar notificaciones operativas del Servicio (p. ej. accesos, pagos, alertas de cuenta).

Finalidades secundarias (opcionales; puede oponerse):

• Enviar comunicaciones comerciales, novedades de producto o invitaciones a programas (p. ej. referidos), cuando exista base legal o consentimiento aplicable.
• Elaborar estadísticas, analítica y mejoras del Servicio preferentemente con datos agregados o anonimizados.

Si no desea que tratemos sus datos para finalidades secundarias, puede oponerse enviando un correo a herzon@hellio.com.mx. La negativa no afectará las finalidades primarias necesarias para prestar el Servicio.

5. Transferencias y encargados

Podemos transferir o permitir el acceso a datos personales a terceros nacionales o extranjeros cuando sea necesario para:

• Proveedores de infraestructura cloud, base de datos, autenticación, hospedaje y almacenamiento (encargados).
• Procesadores de pago y servicios financieros relacionados (p. ej. Stripe / Stripe Connect) para cobros, liquidaciones y cumplimiento de sus requisitos.
• Servicios de notificaciones, correo, analítica, billeteras digitales u otras integraciones activadas por el Cliente o necesarias para una función del Servicio.
• Autoridades competentes cuando exista mandato legal, orden judicial o requerimiento válido.
• Sucesores en caso de fusión, adquisición o reorganización, bajo obligaciones de confidencialidad y privacidad equivalentes.

Dichos terceros solo deben tratar los datos conforme a instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas. No vendemos datos personales.

Cuando Clubhaus actúa como encargado del Cliente, puede subcontratar infraestructura técnica necesaria para operar la plataforma; el Cliente autoriza dichas subcontrataciones razonables al aceptar el Servicio, sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.

6. Consentimiento y bases del tratamiento

El tratamiento se fundamenta, según corresponda, en: la relación jurídica/contrato de prestación del Servicio; el cumplimiento de obligaciones legales; el interés legítimo para seguridad y prevención de fraude (sin prevalecer sobre derechos del titular); y el consentimiento del titular cuando la ley lo exija (incluyendo ciertas finalidades secundarias o datos aportados voluntariamente).

Al usar el Servicio o proporcionar datos, el titular reconoce este Aviso. Cuando el Cliente aporta datos de terceros, garantiza que cuenta con legitimación para hacerlo y para instruir a Clubhaus como encargado.

7. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta u organización esté activa y durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, para atender disputas, auditorías, seguridad, contabilidad y obligaciones legales. Tras la baja, podremos conservar información bloqueada o minimizada el plazo que exija o permita la ley, y después eliminarla o anonimizarla de forma segura, salvo respaldo técnico de recuperación con acceso restringido y destrucción periódica.

8. Medidas de seguridad

Implementamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables y proporcionales al riesgo, incluyendo controles de acceso, cifrado en tránsito cuando aplica, aislamiento lógico entre organizaciones, registro de eventos relevantes y prácticas de mínimos privilegios. Ningún sistema es absolutamente seguro; el Usuario también debe resguardar sus credenciales y dispositivos.

En caso de vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus datos personales, realizaremos las notificaciones que resulten legalmente procedentes.

9. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Usted puede ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como limitar el uso o divulgación de sus datos y revocar el consentimiento cuando proceda, enviando una solicitud a herzon@hellio.com.mxcon al menos: nombre completo; medio para comunicarle la respuesta; descripción clara del derecho que desea ejercer y de los datos involucrados; y documento que acredite su identidad (y, en su caso, la representación legal).

Responderemos en los plazos previstos por la LFPDPPP y su Reglamento. Si los datos son tratados por instrucción de un Cliente (condominio/administrador), podemos redirigir o coordinar la solicitud con dicho Cliente como responsable principal frente al titular, cuando corresponda.

Si considera que su derecho a la protección de datos ha sido lesionado, puede acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI): home.inai.org.mx.

10. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos cookies, almacenamiento local y tecnologías similares para mantener sesión, preferencias (p. ej. tema visual), seguridad y, en su caso, medición agregada de uso. Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; algunas funciones del Servicio podrían dejar de operar correctamente.

11. Menores de edad

El Servicio no está dirigido a menores de 18 años. No recabamos de forma consciente datos de menores. Si un padre, madre o tutor identifica datos de un menor cargados indebidamente, puede solicitar su atención a herzon@hellio.com.mx.

12. Cambios a este Aviso

Podemos actualizar este Aviso para reflejar cambios legales, operativos o de producto. La versión vigente se publicará en esta página con su fecha de actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, procuraremos avisar por medios razonables. El uso continuado del Servicio después de la actualización implica el conocimiento del Aviso vigente, sin perjuicio de derechos que la ley reserve al titular.

13. Relación con los Términos

Este Aviso complementa los Términos y condiciones. En materia de privacidad prevalece este Aviso; en lo demás, aplican los Términos del Servicio.

14. Contacto

Para privacidad, derechos ARCO y asuntos legales: herzon@hellio.com.mx.